Conseils aux administrations

Les documents issus de l’activité d’une administration, sous forme papier ou électronique, sont publics. Le Code du Patrimoine prévoit que ces documents ont vocation soit à être versés aux Archives départementales (pour ceux ayant un intérêt historique, administratif ou juridique), soit à être détruits réglementairement avec le visa du directeur des Archives départementales.

La sélection des documents à conserver et ceux à éliminer est formalisée dans des tableaux de gestion. Ces derniers recensent les documents produits et en déterminent les durées de conservation et leurs sorts finaux.

Les versements aux Archives départementales

Pour tout versement aux Archives départementales, il est nécessaire de rédiger un bordereau de versement (document Excel, 360 Ko), qui sera transmis préalablement, par messagerie, aux Archives départementales pour vérification (à l’adresse archives32@gers.fr).

Une fois validé par les Archives départementales, le bordereau de versement est adressé en 4 exemplaires papier, signés du chef de service. Aucun versement ne peut être accepté sans ce bordereau.

A la fois pièce règlementaire et instrument de recherche, le bordereau de versement doit comporter :

  • l’intitulé du service, le nom et les coordonnées du « correspondant Archives »
  • les numéros des boîtes (de 1 à n, sans numéro bis)
  • l’analyse des dossiers (sigles à développer)
  • les dates extrêmes des documents (date la plus ancienne et date la plus récente)
  • la signature du chef de service
  • le métrage linéaire total (1 boîte de 10 cm = 0,10 mètre linéaire).

Une procédure de versement (document PDF, 111 Ko) détaille cette règlementation.

Les communications des documents versés

Lorsque les documents sont versés, il est tout à fait possible pour le service producteur d’en obtenir communication, soit en salle de lecture des Archives départementales, soit dans le service, par le biais d’un prêt temporaire (1 mois maximum). Dans ce cas, il est nécessaire de remplir un bordereau d’emprunt (document Word, 36 Ko).

Les demandes d’élimination

Avant toute élimination physique d’un document public, le service doit remplir un bordereau d’élimination (document Word, 108 Ko) qui est obligatoirement visé par le directeur des Archives départementales. Ce visa dégage la responsabilité du service en cas d’erreur dans les éliminations.

Le bordereau d’élimination se présente sous forme d’un tableau dans lequel il convient de lister brièvement les documents que l’on souhaite éliminer, sans oublier les dates et le métrage des documents concernés.

Une procédure d’élimination (document PDF, 189 Ko) détaille cette réglementation.

Contacts

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à :

– contacter directement votre interlocutrice aux Archives départementales :

  • Services de l’Etat : Hélène COMPANS (hcompans@gers.fr, 05 62 67 47 71)
  • Services du Conseil départemental, établissements scolaires et de santé : Delphine VIGNAU (dvignau@gers.fr, 05 62 67 47 82)

– écrire à : archives32@gers.fr