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 Communicabilité des documents

Les documents d’archives publiques sont librement consultables, sous réserve des délais particuliers prévus par la loi.
Conformément à l’article L213-3 du code du patrimoine, des dérogations peuvent être  obtenues aux délais de communicabilité, par autorisation du service interministériel des Archives de France, après consultation du service versant. La demande de dérogation doit être adressée à la directrice des Archives départementales du Gers.


Par ailleurs, l’état de conservation matériel de certains documents peut conduire la directrice des Archives départementales ou le président de salle à en interdire la consultation.

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 Conditions de communication des Archives

Le président de salle est à la disposition des lecteurs pour les orienter et les guider dans leurs recherches. Il n’a cependant pas vocation à faire les recherches en leur lieu et place.
Les demandes de communication sont faites par les lecteurs sur les terminaux informatiques.


Chaque article (identifié par une cote propre) fait l’objet d’une demande particulière.
Les levées ont lieu toutes les demi-heures à partir de 9h15 jusqu’à 11h45 puis de 13h45 à 16h15. Le nombre d’articles communiqués est fixé à 20 par jour (50 pour les généalogistes professionnels). Ce nombre peut être augmenté en fonction de l’affluence en salle de lecture et des possibilités de service. La demande doit être faite auprès du président de salle.
Le nombre d’articles pouvant être demandés simultanément par chaque lecteur est limité à trois.
Des prolongations de consultations de documents, dont l’étude n’est pas terminée le jour de leur communication, sont possibles. La demande doit être adressée au président de salle avant 16h45.
La consultation des documents s’effectue exclusivement en salle de lecture.


Il ne sera communiqué qu’une seule boîte, liasse ou microfilm à la fois, afin d’éviter tout mélange et toute erreur de réintégration des documents ou supports.
En fin de consultation, les documents, rangés avec précaution dans leur boîte ou leur chemise, sont restitués à la banque de prêt.
Les documents originaux ayant fait l’objet d’une numérisation ne sont plus communiqués que sous cette forme. Ils sont consultables sur les postes informatiques mis à disposition en salle de lecture.

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 Reproduction des documents

Le droit à la communication qui découle du Code du patrimoine (articles L213-1 à L213-4) n’entraîne un droit à la délivrance de reproduction que dans la mesure où cet acte ne nuit pas à la conservation du document (article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration). Dans la mesure du possible, il est recommandé de privilégier la prise de notes lors de la consultation des documents originaux.
Toute reproduction est soumise à l’autorisation du président de salle et ne doit en aucun cas endommager le document ou en modifier la forme.
Les photocopies sont effectuées exclusivement par le personnel des archives départementales en fonction des possibilités du service. En cas d’affluence, leur réalisation peut être différée.
Les demandes de photocopies doivent porter sur un nombre limité et précis de documents et de pages. L’atelier de numérisation des Archives départementales peut effectuer des reproductions numériques des documents pour le public.
Les reproductions sont facturées selon les tarifs figurant en annexe du règlement. Les frais de port, s’il y a lieu, sont également à la charge du demandeur.


Sont exclus de la photocopie :


- les ouvrages reliés,
- les pages de registres et, d’une façon générale, de tous documents reliés, y compris les collections de périodiques et de presse,
- les parchemins,
- tous les documents d’un format supérieur au format A3, soit 42 x 29,7 cm, notamment les cartes et plans,
- les documents sur papier calque,
- les documents scellés,
- les archives publiques consultées sur dérogation,
- et d’une façon générale tous les  documents qui, en raison de leur état matériel, de leur format ou de la nature de leur support sont susceptibles d’être endommagés par des opérations de reproduction.

 
Les lecteurs peuvent photographier eux-mêmes des documents. L’utilisation du flash est interdite ainsi que celle des scanners, mini-photocopieuses, de clefs ou disques USB ou de tout autre matériel informatique de stockage.

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Archives départementales du Gers - 81 route de Pessan BP 21 - 32001 AUCH CEDEX
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