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 Contrôler

Cette mission s’applique aux archives publiques de toute nature dans le ressort du département. Elle est confiée par l’Etat au directeur des Archives départementales qui est lui-même un fonctionnaire de l’Etat mis à disposition du Conseil Départemental.

Elle consiste à apporter aide et conseil aux administrations et collectivités, à veiller à la bonne application des textes législatifs et réglementaires sur les archives afin d’assurer une gestion correcte des documents. Elle est assurée par des réunions ou visites de contrôle, d’information ou d’inspection suivie d’un rapport et par la délivrance de visas d'élimination.

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 Collecter

La collecte qui assure l’enrichissement des archives du département concerne aussi bien les archives publiques que les archives d’origine privée.

Dans le cas des archives publiques, le versement aux archives des documents produits ou conservés dans les administrations de l’Etat et des collectivités, les tribunaux, les notaires, les commissaires-priseurs constitue la procédure normale.

Les archives privées peuvent entrer aux Archives le plus souvent par voie de don, de dépôt ou d’acquisition.

La collecte est orientée aussi bien vers les documents écrits sur tous supports (parchemin, papier, support numérique) que les documents sonores (témoignages et récits, coutumes, contes et légendes, etc.) ou visuels (cartes et plans, dessins et gravures, photographies, films ou microfilms).

Les périodes historiques (du Haut Moyen Age à nos jours) constituent le domaine chronologique naturel de ces archives.

Les communes de moins de 2000 habitants qui remettent en dépôt aux Archives départementales une partie de leurs archives centenaires, en conservent la propriété.

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 Classer

Le classement des documents collectés est l’indispensable clé d’accès à leur contenu, en passant par l’étape de leur mise en ordre matérielle, accompagnée de leur cotation (combinaison de chiffres et de lettres constituant la référence nécessaire à la communication des documents) et la rédaction d’instruments de recherche (bordereaux de versement, répertoires et inventaires, index, fichiers, sous leur forme papier ou dans l’avenir, numérique) afin de permettre leur consultation en ligne.

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 Conserver

La conservation préventive des archives dépend des conditions de température, d’hygrométrie, de sécurité dans lesquelles celles-ci sont placées, de leur nettoyage et de leur conditionnement (mise en liasses et en boîtes neutres, protections diverses pour les différentes catégories de documents figurés, sonores ou sur supports particuliers : plans, dessins, photos, films et microfilms, supports numériques).

Les documents endommagés doivent subir un traitement curatif (désinfection, désacidification, restauration du support, voire reliure) accompagné si possible d’une reproduction sur un autre support (photographie, microfilm, support numérique) qui permettra de garantir leur conservation au moins en copie et leur communication sous cette forme sans manipulation ultérieure de l’original.

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 Communiquer

C’est la raison d’être des Archives départementales qui sont un service public. La communication a lieu dans des locaux parfaitement adaptés : salle de lecture conçue pour la consultation des instruments de recherche et des documents sous leur forme traditionnelle (parchemin, papier) qui prend aussi en compte les grands formats (cartes et plans) ou sous supports spéciaux (microfilms) ainsi que la consultation sous forme numérique.

Mais la communication prend aussi la forme d’une mise en valeur des archives par des expositions dans lesquelles des documents sont présentés, des conférences et colloques, des publications, des visites du service ainsi que par l’intermédiaire du service éducatif essentiellement destiné aux enseignants et au public scolaire.

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Archives départementales du Gers - 81 route de Pessan BP 21 - 32001 AUCH CEDEX
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