Les Archives départementales du Gers vous invitent à découvrir leurs instruments de recherche désormais en partie consultables sur le portail national FranceArchives.

Le partenariat avec FranceArchives

Le portail FranceArchives, développé par le Service interministériel des Archives de France, permet de retrouver des millions de documents d’archives conservés dans de nombreux services d’archives publics français. Le département du Gers a souhaité s’associer à ce projet fédérateur initié par le ministère de la Culture. Ce partenariat, formalisé par une convention signée le 3 décembre 2019, a été permis grâce aux opérations de rétroconversion menées par les Archives départementales du Gers depuis plus d’un an.

À ce jour, près de 40 000 notices sont présentes sur le portail après que les inventaires aient fait l’objet d’une rétroconversion. Les opérations ont d’abord porté sur les archives de la Préfecture (séries N : administration et comptabilité départementales ; 2 O : administration communale ; R : affaires militaires) et sur celles du notariat gersois. D’autres inventaires viendront s’y ajouter au fur et à mesure des campagnes de reprise, pour permettre un accès en ligne facilité aux ressources conservées aux Archives départementales du Gers.

Accédez aux instruments de recherche des Archives départementales du Gers sur : francearchives.fr

La rétroconversion des instruments de recherche dans les grandes lignes

Aussi appelée conversion rétrospective, la rétroconversion consiste à convertir un instrument de recherche sur support papier ou bureautique vers un support informatique dans un format de données structurées, intelligible pour l’ordinateur.

Les Archives départementales du Gers comptent plus de 500 inventaires d’archives, dressés entre 1890 et 2021 sous des formes différentes : éditions imprimées, inventaires dactylographiés, fiches cartonnées, fichiers bureautiques. Certains portent aussi des annotations et des corrections manuscrites. La rétroconversion est une opération qui vise à uniformiser les instruments de recherche dans leur forme, leur présentation mais aussi leur structure. Elle répond à des normes internationales de description et d’encodage qui permettent de structurer l’information et ainsi garantir l’interopérabilité et de la pérennité des données produites par les archivistes.

Les instruments de recherche sous format papier doivent d’abord faire l’objet d’une numérisation, puis les images produites sont segmentées pour localiser le texte puis chaque segment est soumis à la reconnaissance optique des caractères (OCR). Les données issues de l’opération d’OCRisation comme celles qui proviennent des inventaires bureautiques sont structurées dans une premier temps sous forme de tableur conçu pour l’import. Les analyses sont ensuite relues, reprises, vérifiées, corrigées, alignées et enrichies de termes d’indexation. À l’issue de ces opérations de post-traitement, les données intègrent le logiciel de gestion des archives pour pouvoir être ensuite générées sous format XML-EAD.

Si le service des archives mène en interne des opérations de rétroconversion de ces instruments de recherche, un programme pluriannuel débuté en octobre 2020 permet d’externaliser une partie des traitements. La direction régionale des affaires culturelles apporte un soutien financier dans cette opération.

Le format de sortie XML-EAD associé à un outil de transformation conçu en interne permet de générer des inventaires au format PDF pour une diffusion sur archives32.fr.

À terme, ce format électronique rendra possible l’interrogation des données à partir de formulaires spécifiques et permettra de croiser les recherches pour des résultats plus pertinents et une meilleure accessibilité aux ressources.