Communicabilité des documents

Les documents d’archives publiques sont librement consultables, sous réserve des délais particuliers prévus par la loi.
Conformément à l’article L 213-3 du Code du patrimoine, des dérogations peuvent être obtenues aux délais de communicabilité, par autorisation du préfet du Gers ou du service interministériel des Archives de France, après consultation du service versant. La demande de dérogation doit être adressée au directeur des Archives départementales du Gers.

Par ailleurs, l’état de conservation matériel de certains documents peut conduire le directeur des Archives départementales ou le président de salle à en interdire la consultation.

Le droit d’accès aux documents publics est souvent complexe. Une multitude de cas particuliers peut facilement perdre le citoyen, comme l'archiviste ! Pour aider les usagers à s'y retrouver, les Archives de France ont développé utilement la base @docs qui présente le régime juridique applicable par typologies documentaires.

Conditions de communication physique des documents

Le président de salle est à la disposition des lecteurs pour les orienter et les guider dans leurs recherches. Il n’a cependant pas vocation à faire les recherches en leur lieu et place.

Les demandes de communication sont faites par les lecteurs sur les terminaux informatiques.

Chaque article (identifié par une cote propre) fait l’objet d’une demande particulière.

Les levées ont lieu toutes les demi-heures à partir de 9 h 15 jusqu’à 11 h 45 puis de 13 h 45 à 16 h 15. Le nombre d’articles communiqués est fixé à 20 par jour (50 pour les généalogistes professionnels). Ce nombre peut être augmenté en fonction de l’affluence en salle de lecture et des possibilités de service. La demande doit être faite auprès du président de salle.

Le nombre d’articles pouvant être demandés simultanément par chaque lecteur est limité à trois.
Des prolongations de consultations de documents, dont l’étude n’est pas terminée le jour de leur communication, sont possibles. La demande doit être adressée au président de salle avant 16 h 45.

La consultation des documents s’effectue exclusivement en salle de lecture.

Il ne sera communiqué qu’une seule boîte, liasse ou microfilm à la fois, afin d’éviter tout mélange et toute erreur de réintégration des documents ou supports.

En fin de consultation, les documents, rangés avec précaution dans leur boîte ou leur chemise, sont restitués à la banque de prêt.

Les documents originaux ayant fait l’objet d’une numérisation ne sont plus communiqués que sous cette forme. Ils sont consultables sur les postes informatiques mis à disposition en salle de lecture.

Reproduction des documents

Le droit à la communication qui découle du Code du patrimoine (articles L 213-1 à L 213-4) n’entraîne un droit à la délivrance de reproduction que dans la mesure où cet acte ne nuit pas à la conservation du document (article L 311-9 du Code des relations entre le public et l’administration). Dans la mesure du possible, il est recommandé de privilégier la prise de notes lors de la consultation des documents originaux.

Toute reproduction est soumise à l’autorisation du président de salle et ne doit en aucun cas endommager le document ou en modifier la forme.

Les photocopies sont effectuées exclusivement par le personnel des Archives départementales en fonction des possibilités du service. En cas d’affluence, leur réalisation peut être différée.

Les demandes de photocopies doivent porter sur un nombre limité et précis de documents et de pages. L’atelier de numérisation des Archives départementales peut effectuer des reproductions numériques des documents pour le public.

Les reproductions sont facturées selon la tarification figurant en annexe du règlement. Les frais de port, s’il y a lieu, sont également à la charge du demandeur.

Sont exclus de la photocopie :

• les ouvrages reliés,
• les pages de registres et, d’une façon générale, de tous documents reliés, y compris les collections de périodiques et de presse,
• les parchemins,
• tous les documents d’un format supérieur au format A3, soit 42 x 29,7 cm, notamment les cartes et plans,
  - les documents sur papier calque,
• les documents scellés,
• les archives publiques consultées sur dérogation,
• et d’une façon générale tous les documents qui, en raison de leur état matériel, de leur format ou de la nature de leur support sont susceptibles d’être endommagés par des opérations de reproduction.

Les lecteurs peuvent photographier eux-mêmes des documents. L’utilisation du flash est interdite ainsi que celle des scanners, mini-photocopieuses, de clefs ou disques USB ou de tout autre matériel informatique de stockage.

Ces règles ne s’appliquent pas nécessairement aux documents soumis au droit de la propriété intellectuelle, ni aux archives privées dont l’entrée aux Archives départementales peut être assortie de conditions particulières en matière d’accès, de reproduction, et de réutilisation.

Il existe plusieurs manières d’obtenir la copie d’un document :

• télécharger et imprimer soi-même gratuitement les images des documents numérisés accessibles via le site internet des Archives départementales (archives32@gers.fr) ;
• photographier soi-même le document en salle de lecture des Archives départementales, dans le respect du règlement de la salle de lecture en vigueur. Chaque lecteur peut réaliser des reproductions avec son matériel, par ses propres moyens, mais sans flash et sans contact direct avec le document ;
• solliciter la reproduction par les Archives départementales. La conservation des documents étant primordiale, les reproductions pour des documents en mauvais état ne seront pas effectuées.

Pour toute demande de reproduction, les Archives départementales se réservent le droit d’adopter un moyen de reproduction différent de celui demandé par l’usager, en fonction des possibilités techniques à leur disposition et si les conditions de conservation du document le nécessitent.

Des demandes répétitives ou systématiques pourront ne pas être prises en compte si elles viennent entraver le bon fonctionnement de l’institution.

Il incombera au demandeur d’identifier précisément le document à reproduire. Les Archives départementales offrent gratuitement un accompagnement méthodologique sans toutefois se substituer au demandeur.

Recherche à distance

Pour garantir un service efficace et équitable, les Archives départementales offrent un accompagnement méthodologique gratuit aux usagers qui en feraient la demande aussi bien en salle de lecture qu’à distance. Cet accompagnement prend la forme d’une orientation dans les fonds d’archives, vers les sources documentaires disponibles, les références bibliographiques, les outils en ligne ou encore vers les adresses utiles.

Les Archives départementales pourront se substituer aux usagers pour la recherche d’actes (voir tarification). En outre, elles se réservent le droit de refuser des requêtes trop imprécises ou excessivement vastes (article L. 311-2 du Code des relations entre le public et l’administration). Le demandeur sera alors invité à mener sa recherche en salle de lecture des Archives départementales, à préciser sa demande ou à faire appel à des associations d’entraide présentes dans le département.